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作為辦公室人員，小秦每天都在處理大量的文檔，上報(bào)數(shù)據(jù)一般都是使用Excel完成，使用頻率最高的自然是數(shù)據(jù)的錄入。為了提高效率，小秦一般都會(huì)使用填充功能，但仍然感覺不太順手，因此最近她Excel升級(jí)到2013版本，據(jù)說其中的“快速填充”功能十分的神奇。

自動(dòng)填充

在填充數(shù)據(jù)時(shí)，如果已經(jīng)擁有類似的序列，那么可以暫時(shí)先填充第一個(gè)單元格，向下拖曳填充柄進(jìn)行復(fù)制。單擊“功能”按鈕(如圖1)，在彈出菜單選擇“快速填充”，英文版本稱為“Flash Fill”，或者單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)工具”功能組的“快速填充”按鈕，很快就可以完成該序列的自動(dòng)填充。更神奇的是，在這些單元格啟用“自動(dòng)填充”功能之后，只要更改其中任意一個(gè)單元格的內(nèi)容，那么Excel 2013會(huì)自動(dòng)搜索已有的序列并完成智能填充，是不是很方便?

在手工輸入前面一兩組單元格內(nèi)容之后，Excel 2013會(huì)自動(dòng)感知這個(gè)規(guī)律，并自動(dòng)填充剩余的單元格，類似于自動(dòng)補(bǔ)全的功能。當(dāng)然，在沒有按下確認(rèn)鍵之前，這些“自動(dòng)填充”僅僅是浮現(xiàn)而已，并不會(huì)影響到正常的數(shù)據(jù)錄入。

自動(dòng)拆分

很多時(shí)候，小秦需要將某些數(shù)值進(jìn)行拆分，最常用的是拆分年、月、日的數(shù)值。通常的方法是通過“分列”進(jìn)行操作，其實(shí)Excel2013的“快速填充”功能也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)值的自動(dòng)拆分。

例如我們需要自右向左拆分，并保留最右側(cè)的第1位數(shù)字。那么可以在第一個(gè)單元格輸入最右側(cè)的第1位數(shù)字，向下拖曳至指定位置，單擊“快速填充”按鈕，此時(shí)Excel2013會(huì)自動(dòng)完成智能填充(如圖2)。

按照類似的方法可以對(duì)日期、文字進(jìn)行自動(dòng)拆分，例如可以從“單位全稱”列提取其中的某些內(nèi)容(如圖3)，不過在處理的時(shí)候可能會(huì)遇到一些問題，例如對(duì)某些相同的數(shù)值，Excel 2013可能難以判別。

自動(dòng)合并

在以前的版本中，如果要完成合并，那么需要播放輔助列或使用公式，對(duì)于初級(jí)用戶來說顯然是相當(dāng)復(fù)雜，而Excel 2013在這方面就比較簡單。

在第一個(gè)單元格輸入合并之后的結(jié)果，例如“無錫市職教中心張玉華”，向下拖曳填充柄至適當(dāng)位置，此時(shí)你會(huì)看到單元格都顯示相同的內(nèi)容;選中這些單元格，在快捷菜單選擇“快速填充”，我們就可以迅速看到更新之后的合并效果(如圖4)。當(dāng)然，應(yīng)用“快速填充”規(guī)則后，我們可以按照自己的意愿進(jìn)行重新合并，合并結(jié)果會(huì)自動(dòng)更新，例如“張玉華校級(jí)”。

在實(shí)際應(yīng)用過程中，Excel 2013的“快速填充”功能有時(shí)會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題，例如字符相鄰內(nèi)容相同時(shí)的拆分結(jié)果不完美、數(shù)值日期重復(fù)時(shí)拆分結(jié)果出錯(cuò)，此時(shí)可以使用函數(shù)或公式進(jìn)行操作。不過瑕不掩瑜，對(duì)于小秦的日常辦公來說，“快速填充”的功能已經(jīng)完全足夠。