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      實(shí)用Excel技巧分享:聊聊如何規(guī)范地錄入數(shù)據(jù)?

      即便很多excel老鳥,也會遇到做得表格不規(guī)范的情況,導(dǎo)致在做數(shù)據(jù)統(tǒng)計時,寫出了非常復(fù)雜又燒腦的公式,甚至最后公式結(jié)果出錯,卻查不出原因,這樣也降低了工作效率。由此可見,我們在做表格之前,了解一些表格的數(shù)據(jù)規(guī)范是非常有必要的,磨刀不誤砍柴功嘛,下面一起來看看吧~

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      Excel處理數(shù)據(jù)有它自身的一套規(guī)則,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的是一個單元格記錄一個屬性。今天我們就來學(xué)習(xí)一下如何規(guī)范地錄入數(shù)據(jù)。

      一、一個單元格一個屬性

      如下所示的兩個表格,我們需要對領(lǐng)取數(shù)量求和。

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      E列的數(shù)據(jù)都帶有單位,數(shù)據(jù)也變成了文本屬性,需要將數(shù)據(jù)分列或者單位替換為空才能求和,而K列的數(shù)據(jù)則是規(guī)范的數(shù)值,可直接求和。

      若想對E列直接求和,在E12單元格輸入公式:=SUM(--LEFT(E2:E11,LEN(E2:E11)-1)),按shift+ctrl+enter結(jié)束。

      這是一個數(shù)組公式,對于函數(shù)小白來說不容易理解和記憶。

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      而對K列求和那就再簡單不過了。選中K列數(shù)據(jù),點(diǎn)擊公式-自動求和-求和,就立馬得到了結(jié)果。

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      第二、忌用合并單元格

      合并單元格,僅限于需要打印的表單,不需要進(jìn)行下一步運(yùn)算統(tǒng)計匯總,比如招聘表等等。

      在源數(shù)據(jù)表中,禁止使用合并單元格。一個規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該是所有單元格填滿,有一條記錄一條,每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊。

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      上圖A列包含合并單元格,表面看似很簡潔,處理數(shù)據(jù)時會遇到很多問題,同樣的,解決這些問題,也是需要一些技能才能解決。

      1.公式

      比如對設(shè)計部的領(lǐng)取數(shù)量進(jìn)行匯總,用公式:=SUMIF(A2:A4,A2,E2:E4),結(jié)果為:8。顯然不正確,因為合并單元格以后的數(shù)據(jù),只有首個單元格A2有數(shù)據(jù),其余單元格均為空白。

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      2.篩選

      進(jìn)行篩選時,也只能得到一條記錄,比如篩選“設(shè)計部”的領(lǐng)取數(shù)量。

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      3.排序

      如果需要按銷量來排序,會出現(xiàn)下面提示錯誤的對話框。

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      第三、標(biāo)題不放在工作表

      Excel文檔的標(biāo)題可以顯示在工作薄和工作表名稱中,如下右圖所示。

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      Excel標(biāo)題行用于存儲每列數(shù)據(jù)的屬性,如“年齡”、“職務(wù)”、“銷售量”字段,是篩選和排序的字段依據(jù)。

      上圖左邊所示的標(biāo)題“員工銷量統(tǒng)計表”,無非就是告訴大家這是一張什么表,除此以外不具有任何功能。

      所以,可以不用標(biāo)題占用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標(biāo)識出來就可以。

      第四、勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)

      如下圖所示,第6、11行為兩個空行隔斷數(shù)據(jù)。需要篩選下面所有數(shù)據(jù),得先選中區(qū)域A1:E13,然后篩選。如果中間沒有空行,不需要選中區(qū)域,鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格,直接篩選就可以。

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      如果中間沒有空行隔斷,鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格,按ctrl+A就可以全部選定數(shù)據(jù),但是有隔斷之后,就不能了。

      不僅是篩選,在寫公式時也一樣,對于數(shù)據(jù)源,保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性很重要。

      如果確實(shí)需要將數(shù)據(jù)分隔開,可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實(shí)現(xiàn)。

      第五、勿添加多余的合計行

      一張規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格,不應(yīng)該有下圖的那些合計行。一邊輸入數(shù)據(jù),一邊合計求和,方法是不可取的。

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      數(shù)據(jù)源還有隨時增加、刪除的可能性,所以合計也會隨之變動。

      正確的做法是,先錄入數(shù)據(jù),然后再合計。源數(shù)據(jù)表為一張表,匯總表為另一張工作表或其余區(qū)域,匯總可以使用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表等完成。

      第六、同類型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表

      不在同一張工作表,篩選、排序、引用和匯總,難度增大不少,非常不利于操作。

      如下圖所示,所有數(shù)據(jù)放在一張工作表里面,按月份篩選、匯總,都很容易實(shí)現(xiàn)。

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      盡管幾十幾百字符的長公式或者一段VBA代碼能完成多表合并,不過前提還是得看數(shù)據(jù)源零散到什么程度。因此,實(shí)際應(yīng)用,沒必要自己為自己設(shè)置障礙和難題。

      第七、同一單元格記錄一個屬性

      如下所示,A列同一單元格的所有數(shù)字相加。

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      解決這個題目,用了一個很長的數(shù)組公式:

      =SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))

      三鍵結(jié)束,得到結(jié)果。

      如果將上面的數(shù)據(jù)源規(guī)范下,如下圖所示,不同屬性的數(shù)據(jù)記錄在不同的單元格。求和就變得非常非常簡單,=SUM(D2:F2),得到結(jié)果。

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      特別是剛接觸excel,對一些技能還沒有駕馭能力時,盡量地將數(shù)據(jù)源規(guī)范化,雖然都是很小的問題,也可以節(jié)約很多工作時間喲~

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