本文作者從項目實踐出發(fā)，結(jié)合企業(yè)案例，分享了在系統(tǒng)實施過程中需要注意的5大問題，希望對你有用。

上周因為項目實施原因去倉庫現(xiàn)場出差，了解系統(tǒng)當前在倉庫的使用情況，過程中也有一番感受。對于成功的系統(tǒng)來說，光有設(shè)計和功能是不夠的，它需要真正落地才可以實現(xiàn)自身的價值。

所以今天我想從系統(tǒng)實施過程中容易疏忽的問題的角度，以企業(yè)內(nèi)部WMS的實施為例，分享下關(guān)于實施的一些想法。

本文將分別從實施內(nèi)容、實施對象、實施計劃、實施過程、實施結(jié)果五個維度，列舉實施過程中容易出現(xiàn)的問題，來簡述系統(tǒng)實施的流程。其中包括：

1. 忌一股腦一起開動
2. 忌不分對象一鍋燉
3. 忌毫無計劃隨緣實施
4. 忌毫無準備無重點
5. 忌上完就撤無跟進

01 忌一股腦一起開動

此處“一股腦”是指將所有的系統(tǒng)功能一起上線實施?？赡軙型瑢W(xué)提出疑問，這樣不是可以在短時間內(nèi)獲得更好的上線效益，對于企業(yè)和員工士氣都有好處嗎，而且許多saas公司提供的系統(tǒng)/方案不就是一整套一起的嗎，為什么不可以呢？

這里就要好好說道說道了。對于整套系統(tǒng)來說，其中的功能必然是會涉及到不同的組織部門的，各組織所涉及的功能各不相同（當然會有重疊的功能），而筆者上文中提到的“一股腦實施”指的是針對于同一組織，單次的實施超出了這個組織實際可承受的范圍。

為什么說要避免這種情況呢？

1. 功能過多，學(xué)習(xí)成本高，特別是對于用新功能/流程替換舊功能的情況下，員工本身會存在慣性操作，一刀切的操作會讓員工在感受到新功能的好處前，就已經(jīng)開始產(chǎn)生逆反心理了。（當然，修復(fù)類的新功能除外）。
2. 新系統(tǒng)新功能能實施過程中，難免的會出現(xiàn)系統(tǒng)異常的問題需要修復(fù)或處理，而集中性的迭代則會出現(xiàn)集中的異常暴露，導(dǎo)致異常無法得到及時處理，這對于員工的使用積極性更加是雪上加霜。
3. 此外，對于實施人員來說，批量實施也增加了實施的管控難度，最終達到的效果也會不盡如人意。

因此，對于實施來說，我個人也是建議小步快跑。在實施初，需要明確定義好整體實施的功能內(nèi)容，如果功能過多，則需要按優(yōu)先級、按功能依賴性進行分批的規(guī)劃。

02 忌不分對象一鍋燉

即使是同一組織，組織內(nèi)部仍會存在不同的個體。比如對于倉儲系統(tǒng)的實施來說，實施組織統(tǒng)稱為倉庫，但是細看其中，卻又各不相同，比如倉內(nèi)的管理規(guī)范、倉庫規(guī)模（涉及人員分工）、倉庫設(shè)備等的差異，均會影響系統(tǒng)的實施使用。比如部分倉庫由于單量大會配備PDA（手持設(shè)備）而部分則無，會影響WMS在出入庫實操環(huán)節(jié)上的不同，如果實施內(nèi)容中包含此環(huán)節(jié)，則需要考慮區(qū)分對待。

這次筆者去的倉庫對于庫位和物料的管控均優(yōu)于之前去的其他倉庫，那么在實施上，其難度也會遠小于其他管理規(guī)范差的倉庫。

因此，在實施前，需要根據(jù)可能對實施產(chǎn)生影響的客觀條件，對實施組織進行進一步的分析和歸類。以提高實施效率，減少由于實施對象差異對實施進度造成的影響。

同時，對于這部分差異，也需要在培訓(xùn)過程/內(nèi)容中有充分的體現(xiàn)。

03 忌毫無計劃隨緣實施

結(jié)合上面針對功能和組織的了解和調(diào)研，在系統(tǒng)實施在啟動前，需要有明確的實施計劃。對于計劃大體可以分2種類型：

1. 對于已經(jīng)同一功能分不同區(qū)域上線，應(yīng)以覆蓋區(qū)域為計劃推進標準，如一階段要覆蓋20%區(qū)域。
2. 對于一個實施主體，需要實施多項功能的，則應(yīng)以實施功能的占比為計劃推進標準。

不管是哪種類型，每個階段都需要明確定義推進的計劃標準值。

實施計劃的執(zhí)行過程中，分階段對實施結(jié)果進行復(fù)盤，取長補短，根據(jù)實際的實施進度及時進行調(diào)節(jié)計劃，對于影響計劃的因素，應(yīng)當及時暴露風險，確保整體實施可以如期完成，以取得項目效果。

沒有計劃只會導(dǎo)致實施人員毫無把控意識，實施一拖再拖，對于影響實施的因素一再放縱，甚至忽視。不僅會影響實施進度，還會打擊開發(fā)團隊、業(yè)務(wù)團隊積極性，甚至最終可能功虧一簣。

04 忌毫無準備無重點

實施內(nèi)容、實施計劃都定義清楚后，怎么實施才能稱之為有效的實施呢。概括來說就是完整的培訓(xùn)操作文檔、重點清晰的使用說明、詳盡的異常處理手冊。

培訓(xùn)文檔的重要性在之前用戶溝通篇中已經(jīng)有所提起，培訓(xùn)文檔除了需要具備完整性外，還需要注意的是“突出重點”。所謂突出重點指的是，在每個操作步驟中，容易犯錯的點或者是操作異于常規(guī)的點。

除了培訓(xùn)手冊外，這里我還想強調(diào)的是異常處理手冊，這是很多人一開始會忽略掉的重要內(nèi)容，但它的重要程度是不亞于操作手冊的。就像我們購置新家電后，其實很少有人會認真的去閱讀說明書，往往是在機器壞了 ，我們才會想起來“說明書”，但卻也極少有人會耐心的把冗長的說明書看完，大多數(shù)時候我們還是會直接上網(wǎng)查詢“XX部件壞了怎么辦”。

總的來說，在實施前，需要準備的材料需要覆蓋以下范圍：

作為用戶，我在什么情況下，需要進行什么操作，操作中我要注意什么，如果報錯了我要怎么處理。

如果說，作為實施者，你已經(jīng)可以完整回答以上問題了，那么你已經(jīng)準備好了，可以開始進行實施了。

05 忌上完就撤無跟進

培訓(xùn)完成，手冊O(shè)K之后，實施是否就是成功的了呢？

NO。

這就像上學(xué)一樣，并不是老師教完了，所有的學(xué)生都可以做到100%掌握，上學(xué)時我們通過考試來檢驗學(xué)生的學(xué)習(xí)成果，在項目實施中，我們則需要通過線上的實際使用數(shù)據(jù)和用戶反饋來確認項目實施的效果。

而實施者在這過程中扮演著“老師”的角色，因此也需要肩負最終“驗收成績”的工作。

如倉儲實施后，確認線上有正常的單據(jù)流入（確認用戶正常在使用），特別是在前期，也需要確保單據(jù)的流轉(zhuǎn)順利。對于無數(shù)據(jù)的組織，則需要確認是否有其他原因?qū)е挛凑Ｊ褂孟到y(tǒng)。

此外，用戶的異常和優(yōu)化反饋也是“老師”需要聆聽的聲音。

總結(jié)

總的來說，優(yōu)秀的實施需要在前期做足調(diào)研功課，包括功能的應(yīng)用方、應(yīng)用方的類型等，根據(jù)調(diào)研結(jié)果制定實施計劃，而實施計劃也不是一成不變的，在過程中，需要結(jié)合實施進度進行適時的調(diào)整。此外在實施前需要對實施材料（操作說明和異常處理文檔）有充分的準備。實施后，也需要及時監(jiān)控線上的異常和數(shù)據(jù)，確保用戶可以正常，正確的使用系統(tǒng)。

作者：麋鹿產(chǎn)品，公眾號：麋鹿產(chǎn)品手冊