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小劉需要根據(jù)2010-2011兩年間的訂單記錄創(chuàng)建季度報(bào)表，以便分析各類圖書的銷售情況。面對如此龐大的訂單記錄，該從何下手呢?幸好財(cái)務(wù)部的小張告訴了他可以嘗試下Excel 的數(shù)據(jù)透視表功能，小劉不費(fèi)吹灰之力就出色完成了領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)。

小劉基于現(xiàn)有數(shù)據(jù)，使用Excel 2010創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，以快速合并和比較這些數(shù)據(jù)。他在數(shù)據(jù)透視表中，可以很清楚的看到各類匯總數(shù)據(jù)。

1、使用Excel 2010打開需要進(jìn)行分析匯總的訂單記錄表后，將鼠標(biāo)定位到數(shù)據(jù)表格的任意單元格中，然后切換到“插入”選項(xiàng)卡，并在“表格”選項(xiàng)組中單擊“數(shù)據(jù)透視表”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【數(shù)據(jù)透視表】命令，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，如圖1所示。

圖1 數(shù)據(jù)透視表命令

2、在對話框的“請選擇要分析的數(shù)據(jù)”區(qū)域中，確保選中“選擇一個表或區(qū)域”單選按鈕，在“表/區(qū)域”文本框中輸入需要進(jìn)行分析的數(shù)據(jù)范圍(一般情況下，系統(tǒng)會自動選擇與當(dāng)前光標(biāo)所在單元格連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域或表格，此處為整個表格)，在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”區(qū)域中確定放置數(shù)據(jù)透視表的位置，新工作表或現(xiàn)有工作表。本文選擇“新工作表”，如圖2所示。

圖2 選定數(shù)據(jù)區(qū)域

3、單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對話框后，系統(tǒng)便會在一個新工作表中插入一個空白的數(shù)據(jù)透視表，如圖3所示。

圖3 空白的數(shù)據(jù)透視表

4、利用右側(cè)的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”任務(wù)窗格，可根據(jù)需要向當(dāng)前的數(shù)據(jù)透視表中添加數(shù)據(jù)。如，將“選擇要添加到報(bào)表的字段”區(qū)域中的“日期”字段拖至下面的“列標(biāo)簽”區(qū)域，將“圖書名稱”和“銷量(本)”字段分別拖至“行標(biāo)簽”和“Σ數(shù)值”區(qū)域，如圖4所示。

圖4 添加字段

此時，數(shù)據(jù)透視表中將自動出現(xiàn)對應(yīng)的數(shù)據(jù)，如圖5所示。

圖5 對應(yīng)的數(shù)據(jù)

由于小劉需要按年和季度來匯總各類圖書的銷量，所以需要對數(shù)據(jù)透視表中的“日期”字段進(jìn)行分組。

5、在數(shù)據(jù)透視表中，選中列標(biāo)簽中的任意一個日期，然后切換到“數(shù)據(jù)透視表工具”的“選項(xiàng)”上下文選項(xiàng)卡中，單擊“分組”選項(xiàng)組中的【將字段分組】按鈕，如圖6所示。

圖6 將字段分組

6、在隨即打開的“分組”對話框的“步長”區(qū)域，鼠標(biāo)單擊，取消選擇默認(rèn)的“月”，而選中“季度”和“年”，如圖7所示。

圖7 確定分組步長

7、單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框后，此時，便可在數(shù)據(jù)透視表中清晰地看到2010~2011兩年間每個季度的銷售情況，如圖8所示。

圖8 銷售情況

利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)透視表，便可輕松地將海量的訂單數(shù)據(jù)按自己的要求快速匯總，進(jìn)而讓小劉出色地完成工作任務(wù)。