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在連接到某些數(shù)據(jù)文件時，您可能并不想將數(shù)據(jù)文件中所有記錄的信息都合并到電子郵件主文檔中。如果數(shù)據(jù)文件包含沒有電子郵件地址的記錄，請在電子郵件合并中省略這些記錄。否則，Word 無法完成合并過程。要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，請執(zhí)行下列操作：1、在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“編輯收件人列表”。

2、在“郵件合并收件人”對話框中，請執(zhí)行下列任一操作：　-選擇單個記錄 此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的復(fù)選框，清除要排除的收件人旁邊的復(fù)選框。如果合并時只希望包括少數(shù)幾個記錄，可以清除標題行的復(fù)選框，然后只選中要合并的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內(nèi)容，則可選中標題行中的復(fù)選框，然后清除不想包含的記錄的復(fù)選框。排序記錄 單擊您要作為排序依據(jù)的項目的列標題。將按字母順序升序（從 A 到 Z）對列表進行排序。再次單擊該列標題，將按字母順序降序（從 Z 到 A）對列表進行排序。　-如果要進行更復(fù)雜的排序，請單擊“調(diào)整收件人列表”下的“排序”，并在“篩選和排序”對話框中的“排序記錄”選項卡上選擇排序首選項。篩選記錄：如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表后，可以使用復(fù)選框包含和排除記錄。要篩選記錄，請執(zhí)行下列操作：1、在“調(diào)整收件人列表”下，單擊“篩選”。 2、在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項卡上，選擇要用于篩選的條件。例如，如果要只為將澳大利亞列為國家/地區(qū)的地址生成電子郵件，則可在“域”列表中單擊“國家或地區(qū)”，在“比較”列表中單擊“等于”，然后在“比較對象”列表中單擊“澳大利亞”。3、要進一步調(diào)整篩選，請單擊“與”或“或”，并選擇更多條件。例如，要只為慕尼黑的公司生成電子郵件，則可篩選“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名稱”域不為空的記錄。如果在此篩選中使用“或”而不使用“與”，郵件合并將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。注釋：如果已經(jīng)安裝了地址驗證軟件，可以單擊“郵件合并收件人”對話框中的“驗證地址”，來驗證收件人地址。