組織數(shù)字化建設(shè)中，各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的大量簽字蓋章文件，是重要的業(yè)務(wù)憑證，卻往往分散在各個(gè)業(yè)務(wù)軟件中，整理匯總難，內(nèi)容易篡改，時(shí)間一長(zhǎng)就找不到了…組織需要建立自己的電子檔案系統(tǒng)，提升電子文件歸檔、利用效率。

　　電子檔案應(yīng)用成趨勢(shì) =====================================

　　2020年，國(guó)家有關(guān)部門(mén)出臺(tái)了兩項(xiàng)重要政策，明確“電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力”、針對(duì)電子檔案的單套管理發(fā)出征詢意見(jiàn)稿，電子檔案應(yīng)用逐步形成趨勢(shì)。

　　但是，隨之而來(lái)的電子檔案管理問(wèn)題，也成了組織數(shù)字化過(guò)程中不得不解決的難題：

　　· 如何自動(dòng)接收來(lái)自于不同系統(tǒng)的電子檔案?

　　· 電子檔案與紙質(zhì)檔案如何統(tǒng)一管理?

　　· 大量的檔案文件如何才能高效查閱和利用?

　　· 如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改?

　　#契約鎖電子檔案#

　　契約鎖電子檔案管理系統(tǒng)通過(guò)集成各類業(yè)務(wù)軟件，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)收集、分類歸檔，讓組織的數(shù)字化成果100%歸檔、全生命周期管理，讓檔案在線3秒可查、全程數(shù)據(jù)存證支持，有效防篡改!

　　契約鎖電子檔案產(chǎn)品功能特色

　　1、電子檔案和紙質(zhì)檔案統(tǒng)一管理

　　無(wú)論是業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)文件，還是實(shí)際工作中存在的會(huì)議記錄、手稿、領(lǐng)導(dǎo)批示等紙質(zhì)文件，契約鎖都能進(jìn)行統(tǒng)一的全生命周期管理。

　　· 針對(duì)電子檔案，契約鎖支持批量導(dǎo)入、或者接口集成等方式，自動(dòng)完成收集。

　　· 而實(shí)際工作中依然存在的紙質(zhì)檔案，契約鎖支持通過(guò)掃描上傳等方式，實(shí)現(xiàn)案卷關(guān)聯(lián)和匹配。

　　讓組織通過(guò)一套系統(tǒng)，統(tǒng)一管理組織內(nèi)部產(chǎn)生的所有電子檔案和紙質(zhì)檔案。

　　2、一站式的檔案管理門(mén)戶

　　為了提升不同部門(mén)和崗位的檔案管理效率，契約鎖通過(guò)一個(gè)平臺(tái)入口將分散在各個(gè)功能模塊、各類業(yè)務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)抽取出來(lái)、統(tǒng)一匯總到一個(gè)數(shù)字檔案中心，滿足不同人員的管理和使用需求。

　　例如：

　　· 檔案管理員：通過(guò)個(gè)性化門(mén)戶及時(shí)接收、整理檔案數(shù)據(jù)，處理檔案借閱申請(qǐng)，掌握檔案庫(kù)使用情況。

　　· 普通用戶：可以通過(guò)門(mén)戶快速搜索所需檔案文件，查閱本人所有歷史借閱記錄和檔案文件。

　　· 系統(tǒng)管理員：實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)整體運(yùn)行情況，根據(jù)組織及業(yè)務(wù)需求的變化，對(duì)人員、角色、權(quán)限以及表單等進(jìn)行調(diào)整。

　　3、檔案全生命周期管理

　　結(jié)合檔案管理辦法要求，為組織提供“檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀等”全程電子化流程，推動(dòng)檔案全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)合規(guī)高效管理和利用。

　　4、建設(shè)組織數(shù)字檔案館-100%歸檔

　　契約鎖支持批量上傳、掃描上傳以及對(duì)接集成等多種檔案數(shù)據(jù)收集方案，通過(guò)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)收集，讓組織的人員檔案、項(xiàng)目文件、電子會(huì)計(jì)憑證、生產(chǎn)技術(shù)文件以及經(jīng)營(yíng)決策等數(shù)據(jù)檔案實(shí)現(xiàn)100%歸檔。

　　5、檔案自動(dòng)整理，元數(shù)據(jù)管理確保檔案“四性”

　　為了提升檔案整理效率，用戶可以在契約鎖電子檔案系統(tǒng)通過(guò)預(yù)設(shè)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)檔案排序、組卷和編號(hào)等進(jìn)行自動(dòng)化整理。

　　同時(shí)，為了確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和可靠性，契約鎖支持對(duì)檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及整個(gè)管理過(guò)程等元數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并生成報(bào)告，確保檔案自身證據(jù)價(jià)值。

　　6、精準(zhǔn)庫(kù)房管理能力，紙質(zhì)檔案實(shí)際存放位置可查

　　針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，契約鎖提供庫(kù)房管理應(yīng)用，精準(zhǔn)記錄掃描上傳的紙質(zhì)檔案實(shí)際存放位置，滿足對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行上架、出入庫(kù)以及移庫(kù)等操作需求。

　　7、檔案多維度檢索-3秒可查

　　已歸檔的文件，契約鎖可以為組織提供多種維度、多種類型的檢索方式，通過(guò)關(guān)鍵詞3秒內(nèi)精準(zhǔn)定位目標(biāo)檔案。

　　8、添加電子簽名，確保歸檔文件防篡改

　　根據(jù)國(guó)家各項(xiàng)法律法規(guī)要求，電子檔案系統(tǒng)必須具備電子簽名能力，用于確保內(nèi)容不被篡改，契約鎖以權(quán)威可信的數(shù)字身份證書(shū)為支撐，為組織的電子檔案添加數(shù)字簽名，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人真實(shí)身份，確保內(nèi)容不被篡改。

　　9、檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)第三方存證

　　已經(jīng)歸檔的文件和數(shù)據(jù)，可以通過(guò)契約鎖在權(quán)威公證處或者司法區(qū)塊鏈中存證，組織打開(kāi)任意檔案文件就能查看其電子數(shù)據(jù)存證報(bào)告，支持一鍵出證。

　　10、便捷集成業(yè)務(wù)軟件，高效收集檔案數(shù)據(jù)

　　契約鎖提供便捷的接口集成方案，通過(guò)可視化配置即可快速收集來(lái)自于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，比如從HR系統(tǒng)自動(dòng)收集人事檔案，從ERP系統(tǒng)收集出入庫(kù)等各類憑證等。

　　11、智能統(tǒng)計(jì)能力，檔案數(shù)據(jù)報(bào)表多維度分析

　　契約鎖借助可視化數(shù)據(jù)看板和報(bào)表，從多維度分析展現(xiàn)組織的檔案接收、管理、利用以及保存情況，幫助及時(shí)了解檔案系統(tǒng)使用情況。

　　總結(jié)：

　　契約鎖電子檔案系統(tǒng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)要求，為每一個(gè)組織建立自己的數(shù)字化檔案館。

　　統(tǒng)一管理組織內(nèi)部所有電子檔案和紙質(zhì)檔案，結(jié)合電子簽名技術(shù)確定用戶真實(shí)身份、確保真實(shí)數(shù)據(jù)、真實(shí)意愿，讓歸檔數(shù)據(jù)防篡改，全面實(shí)現(xiàn)信創(chuàng)產(chǎn)業(yè)鏈適配，滿足不同行業(yè)組織的檔案管理需求，讓組織的數(shù)字化成果在這個(gè)平臺(tái)永久封存、可驗(yàn)可查。

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